2023年2月にoutlook.comメールのストレージがOneDriveと結合される変更が行われるのに従い、メールをPCに保存してストレージを空ける方法を解説します。
背景
みなさんはoutlook.comを使用していますか？ 私は初めて買ったiPhoneで唯一プッシュ通知に対応していたという経緯で、Hotmailからそのままoutlook.comを使用しています。無料プランでも、メール添付ファイル15 GBまで保存できる (メッセージは加算しない) という太っ腹なので、メールはすべて残しています。
しかし、先日、突然こんな発表がされました。
2023 年 2 月 1 日から、 Microsoft 365 アプリとサービス全体で使用されるクラウド ストレージには、添付ファイルデータと OneDrive データ Outlook.com が含まれます。 すべてのデータは、Microsoft の包括的なセキュリティ機能セットで引き続き保護されます。
この更新プログラムは、 Outlook.com メールボックスのストレージ量には影響しません。 ただし、これにより、 OneDrive で使用できるクラウド ストレージの量が減る可能性があります。 クラウド ストレージ クォータに達すると、 Outlook.com でメールを送受信する機能が中断されます。
わかりにくい表記なのですが、基本的にはoutlook.com + OneDriveで5 GBしか使えなくなるという改悪となります。
容量オーバーするとメールが受信できなくなってしまうため、メールをバックアップしてoutlook.comのストレージを空けることにしました。
メールをバックアップする
公式の機能でバックアップする
outlook.com内の機能でメールをバックアップする機能が提供されています。ダウンロードできるようになるため数日かかるため、予め申請しておきましょう。
残念ながらダウンロードできるファイルはpstファイル形式です。 pstファイルは、Officeに付帯しているMicrosoft Outlook以外では残念ながら開くことができません。バックアップしたファイルがMSの商用ソフトでしか開けないというのは…。
IMAP でバックアップする
一応Microsoft Outlookで見られることを確認しましたが、念のため、メールクライアントを使ってIMAP経由でバックアップしてみます。
個人的に信頼しているオープンソースソフトウェアであるSylpheedを使ってバックアップしてみます。Thunderbirdでも良さそうですが、バックアップの用途で使用するのでポータブル版が公式で存在するSylpheedを使います。Windowsだけでなく、MacOSやLinuxでも使用できます。
ポータブル版をダウンロードし起動したらIMAP4 (MS365) を選択しログインします。
次に、 SylpheedのFile → Ecport mail dataを選択します。
そして、エクスポート元のフォルダとエクスポート先のファイルを指定し、エクスポートを開始します。
outlook.com のメールを削除する
2系統のバックアップが取れたら、 outlook.comから削除しましょう。
設定 → 全般 → ストレージから一括で削除できます。
バックアップしたメールボックスを参照する
pst ファイル
pstファイルは、 Microsoft Outlookにインポートして参照、検索できます。
UNIX mbox
UNIX mboxファイルは、Sylpheedに限らず多くのクライアントソフトにインポートして参照、検索できます。