outlook.com のメールをバックアップしてストレージを空ける方法
はじめに
2023 年 2 月に outlook.com メールのストレージが OneDrive と結合される変更が行われるのに従い、メールを PC に保存してストレージを空ける方法を解説します。
背景
みなさんは outlook.com を使用していますか？ 私は初めて買った iPhone で唯一プッシュ通知に対応していたという経緯で、Hotmail からそのまま outlook.com を使用しています。無料プランでも、メール添付ファイル 15 GB まで保存できる (メッセージは加算しない) という太っ腹なので、メールはすべて残しています。
しかし、先日、突然こんな発表がされました。
Microsoft 365 の電子メール機能とストレージの変更 - Microsoft サポート
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/microsoft-365-%E3%81%AE%E9%9B%BB%E5%AD%90%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%81%A8%E3%82%B9%E3%83%88%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%82%B8%E3%81%AE%E5%A4%89%E6%9B%B4-e888d746-61e5-49e3-9bd1-94b88e9be988
2023 年 2 月 1 日から、 Microsoft 365 アプリとサービス全体で使用されるクラウド ストレージには、添付ファイルデータと OneDrive データ Outlook.com が含まれます。 すべてのデータは、Microsoft の包括的なセキュリティ機能セットで引き続き保護されます。 この更新プログラムは、 Outlook.com メールボックスのストレージ量には影響しません。 ただし、これにより、 OneDrive で使用できるクラウド ストレージの量が減る可能性があります。 クラウド ストレージ クォータに達すると、 Outlook.com でメールを送受信する機能が中断されます。
わかりにくい表記なのですが、基本的には outlook.com + OneDrive で 5 GB しか使えなくなるという改悪となります。
容量オーバーするとメールが受信できなくなってしまうため、メールをバックアップして outlook.com のストレージを空けることにしました。
メールをバックアップする
公式の機能でバックアップする
outlook.com 内の機能でメールをバックアップする機能が提供されています。ダウンロードできるようになるため数日かかるため、予め申請しておきましょう。
残念ながらダウンロードできるファイルは pst ファイル形式です。 pst ファイルは、Office に付帯している Microsoft Outlook 以外では残念ながら開くことができません。バックアップしたファイルが MS の商用ソフトでしか開けないというのは…。
IMAP でバックアップする
一応 Microsoft Outlook で見られることを確認しましたが、念のため、メールクライアントを使って IMAP 経由でバックアップしてみます。
個人的に信頼しているオープンソースソフトウェアである Sylpheed を使ってバックアップしてみます。Thunderbird でも良さそうですが、バックアップの用途で使用するのでポータブル版が公式で存在する Sylpheed を使います。Windows だけでなく、MacOS や Linux でも使用できます。
Sylpheed - 軽快で使いやすいオープンソースのメールソフト
https://sylpheed.sraoss.jp/ja/
ポータブル版をダウンロードし起動したら IMAP4 (MS365) を選択しログインします。
次に、 Sylpheed の File → Ecport mail data を選択します。
そして、エクスポート元のフォルダとエクスポート先のファイルを指定し、エクスポートを開始します。
outlook.com のメールを削除する
2 系統のバックアップが取れたら、 outlook.com から削除しましょう。
設定 → 全般 → ストレージから一括で削除できます。
バックアップしたメールボックスを参照する
pst ファイル
pst ファイルは、 Microsoft Outlook にインポートして参照、検索できます。
Microsoft Outlook での .pst ファイルの管理方法 - Outlook | Microsoft Learn
https://learn.microsoft.com/ja-jp/outlook/troubleshoot/data-files/how-to-manage-pst-files
UNIX mbox
UNIX mbox ファイルは、Sylpheed に限らず多くのクライアントソフトにインポートして参照、検索できます。